Une DSI met en production un nouveau portail de gestion des commandes internes.
3 mois de dev, une UX clean, tout est en place.
Mais 4 semaines après le go-live ? Les équipes terrain continuent d’envoyer leurs demandes… par email. Le service achats n’a plus de vue claire sur les volumes. Et le directeur logistique commence à demander : “Pourquoi on a investi là-dedans ?”
Le logiciel marche. Mais il ne sert pas. Et surtout : il ne prouve rien.
Dans un environnement où chaque ressource compte, un produit métier n’a pas droit à l’approximation. S’il ne livre pas de gains concrets — et mesurables —, il est vite abandonné, puis discrédité.
Ce qu’on vous propose ici, c’est un guide clair pour passer du “ça tourne” à “ça délivre”.
- Quels KPIs poser pour objectiver l’impact réel.
- Comment calculer (vraiment) un ROI qui tient en COPIL.
- Quelles actions déclencher quand l’usage stagne ou dérive.
📌 Et si vous avez cadré proprement votre logiciel métier, cette étape devient naturelle : on mesure ce qu’on a construit pour changer.
1. Des KPIs utiles… ou rien
Un logiciel métier n’a pas besoin de 15 dashboards. Il a besoin de 3 à 5 indicateurs qui disent l’essentiel : est-ce qu’on a réellement gagné en efficacité, en qualité, en sérénité métier ?
Mais attention : si vous n’avez pas défini le bon cap dès le départ, vous allez mesurer… dans le vide.
👉 On part ici du principe que vous avez déjà cadré vos objectifs avec méthode.
Productivité : est-ce que vos équipes vont plus vite ?
Premier point à observer : la vitesse d’exécution.
Votre logiciel est censé faire gagner du temps, fluidifier des process, réduire les frictions. Il faut donc comparer, très concrètement, l’avant et l’après :
- Combien de temps prend une tâche clé avant/après outil ?
- Combien d'étapes manuelles ont été supprimées ?
- Est-ce que chaque collaborateur peut traiter plus de dossiers, de demandes, de validations dans le même temps ?
💡 Exemple : La validation d’un congé passait par 3 mails et un tableau partagé. Désormais, c’est 1 clic sur mobile. Temps moyen divisé par 4.
Rentabilité : est-ce que vous économisez des ressources ?
Derrière la productivité, il y a des coûts.
Un bon logiciel ne crée pas seulement du confort — il permet de redéployer des ressources, d’éviter des erreurs coûteuses, de faire plus avec autant.
Les bons réflexes à poser :
- Est-ce que vous économisez du temps homme ? → Multipliez par le coût horaire moyen.
- Est-ce que vous réduisez les erreurs ? → Regardez combien elles coûtaient (rework, litiges, retard…).
- Est-ce que vous évitez un recrutement ou une surcharge ponctuelle ?
💡 Exemple : En automatisant la génération des bons de commande, une équipe évite 15h/semaine de ressaisie manuelle → gain annuel estimé : 20 000 €.
Adoption : est-ce que vos utilisateurs s’en servent (vraiment) ?
Le piège classique : un logiciel bien conçu… mais peu utilisé.
Un bon indicateur d’impact business, c’est aussi le taux d’adoption réel, et pas juste les retours enthousiastes en réunion.
Quelques signaux utiles à suivre :
- Le pourcentage d’utilisateurs actifs chaque semaine
- Le temps de prise en main moyen (ou le nombre de demandes de support)
- Les retours concrets via des surveys ou entretiens (CSAT, eNPS, verbatims)
💡 Exemple : Après 3 semaines, seuls 30 % des commerciaux utilisent le nouveau CRM. En cause ? Une UX jugée trop complexe. Résultat : retour partiel au Google Sheet d’avant.
Ce qui compte, ce n’est pas “combien ça coûte” mais “combien ça rapporte”
Avant d’estimer le ROI, vous devez poser ces repères.
- Ce que vous gagnez en temps, en fiabilité, en efficacité.
- Ce que vous évitez en coûts cachés ou en pertes de productivité.
Et surtout : suivez ces indicateurs avant (situation initiale), pendant (courbe d’adoption) et après (impact réel). Sans ça, impossible de piloter — ou de convaincre.
Le mot d’expert
“Trop d’équipes s’enferment dans des KPIs techniques (nombre de connexions, bugs, etc.). C’est utile… mais secondaire. Ce qu’on traque en priorité chez Yield, c’est l’effet business. Par exemple : une tâche qui passait de 20 à 8 minutes. C’est ça qu’on fait remonter au COMEX — pas juste des jolis graphes.”
Étape 2 – Calculer un ROI qui parle métier (pas juste finance)
Un logiciel métier n’est pas une “dépense IT”. C’est un levier de productivité. Un bon outil interne coûte, oui — mais surtout, il fait gagner : du temps, de la fiabilité, de la capacité opérationnelle.
La vraie question, ce n’est donc pas “combien ça a coûté” mais “combien ça a rapporté — concrètement”.
Le ROI, une formule simple (mais à remplir intelligemment)
La formule est connue : ROI = (gains générés – coût total) / coût total
Mais ce qui fait la différence, c’est la précision avec laquelle on évalue ce qu’on met dedans.
On pense aux économies directes (temps gagné, erreurs évitées, effectifs optimisés). Mais il ne faut pas oublier les gains plus diffus — mais tout aussi stratégiques :
- Une baisse du turnover, car les irritants du quotidien ont disparu.
- Un onboarding accéléré, grâce à un outil plus intuitif.
- Moins de tensions inter-équipes, parce que les workflows sont enfin clairs et partagés.
- Une image employeur renforcée, avec des outils modernes et performants.
👉 Ces bénéfices n’apparaîtront pas dans un tableur à la ligne “€ gagnés”. Mais ils comptent dans l’équation business. Et ils font souvent la différence entre une app “rentabilisée”… et une app réellement adoptée, qui transforme le quotidien.
Ce que vous devez comptabiliser côté “coûts”
Pas juste le budget de développement affiché dans la facture. Il faut inclure :
- Coûts directs : développement, licences, hébergement, maintenance, intégrations.
- Coûts indirects : formation des utilisateurs, support IT, onboarding, courbe d’apprentissage.
- Coûts masqués : surcharge des équipes projet, bugs critiques à corriger, interruptions en production.
💡 Exemple : un projet à 80k€ peut facilement mobiliser l’équivalent de 20k€ de charge interne côté client. Il faut en tenir compte.
Ce que vous devez valoriser côté “gains”
Un logiciel ne crée pas de chiffre d’affaires direct — mais il permet de produire plus, mieux, plus vite.
Voici les gains à valoriser :
- Temps économisé : une tâche qui passe de 30 min à 10 min, x fois par semaine, x utilisateurs.
- Erreurs évitées : moins de saisies manuelles = moins de litiges, de reprises, de support.
- Ressources redéployées : un temps libéré peut être utilisé pour des tâches à plus forte valeur.
- Accélération des délais : production, validation, facturation… tout ce qui impacte le cash.
💡 Exemple : une automatisation qui évite 2 jours/homme par semaine = 700h/an. À 45€/h, cela représente 31 500 € d’économie potentielle par an.
Comment s’assurer que votre ROI est crédible
Le piège classique : des hypothèses trop optimistes, ou trop théoriques.
Pour rendre votre calcul actionnable :
- Appuyez-vous sur des données réelles (temps avant/après, erreurs constatées, fréquence d’usage).
- Comparez avec un scénario “sans outil” (ou outil précédent).
- Faites valider vos hypothèses par les équipes concernées.
Et surtout : ne présentez pas un ROI comme un chiffre final, mais comme un indicateur d’alignement business. C’est ce qui permet d’arbitrer, de réinvestir, ou de corriger le tir.
Étape 3 – Suivre l’usage réel (pas les intentions) et ajuster dès le terrain
Un logiciel métier n’est pas adopté parce qu’il est livré. Il l’est parce qu’il s’intègre aux pratiques. Parce qu’il fait gagner du temps — ou au moins n’en fait pas perdre. Et ça, ça ne se mesure pas à la louche.
Voici comment éviter que votre app termine en icône oubliée, et comment en faire un vrai levier opérationnel pour vos équipes.
Mesurez l’usage au bon endroit
Inutile de noyer vos dashboards de métriques. Ce qu’il vous faut, c’est une poignée d’indicateurs bien ciblés pour voir si le logiciel est réellement utilisé, et comment.
Chez Yield, on démarre avec ceux-là :
- Le taux d’usage actif : combien d’utilisateurs cibles utilisent régulièrement l’app ?
- La complétion des parcours critiques : combien vont au bout des actions clés (création, validation, export…) ?
- La fréquence d’utilisation : est-ce que l’outil devient un réflexe hebdo ou mensuel ?
- Le ratio temps passé / valeur délivrée : un temps de session long peut aussi signaler un problème de clarté.
Ce suivi se fait dès les premières semaines post-livraison, pas “plus tard quand on aura du recul”.
Comprenez pourquoi ça bloque (quand ça bloque)
Un non-usage n’est jamais neutre. Si les utilisateurs ne vont pas au bout, il faut creuser — avec méthode.
Plusieurs angles permettent d’identifier les vraies sources de friction :
- Les parcours abandonnés ou complexes (multi-clics, validations mal placées, données mal comprises…)
- Les retours terrain (via support, form, Slack…) qui indiquent une incompréhension ou un irritant répété
- Le silence : aucun retour = souvent aucun usage. Les utilisateurs ont contourné le problème au lieu de le signaler.
Le but n’est pas de tout revoir, mais d’identifier ce qui empêche d’adopter — même une feature bien conçue peut rester ignorée si mal intégrée.
Corrigez peu, mais montrez que vous corrigez
Une fois les premiers signaux captés, pas besoin d’attendre une version 2 pour réagir. De petites évolutions bien ciblées peuvent changer la donne.
Voici ce qui fait souvent la différence :
- Revoir un libellé flou ou une action cachée ;
- Raccourcir un parcours, même de 2 clics ;
- Lancer une mini-formation usage avec un cas concret en live ou en vidéo ;
- Rendre visible les améliorations — avec un message en onboarding ou dans l’interface : “Suite à vos retours…”
L’adoption se gagne aussi sur le terrain de la confiance. Si les users voient que leurs retours ont un effet, ils s’investissent plus.
🛠 Pour aller plus loin sur le pilotage post-livraison, on a décortiqué les bons réflexes dans cet article : Suivre l’adoption d’un logiciel métier et ajuster les features selon les usages.
Cas client – Quand le logiciel ne “remplace pas Excel” : il transforme un service
Le service achats d’un groupe industriel multi-sites tourne à flux tendu. Chaque semaine, des dizaines de demandes internes tombent : fournitures, prestations, matériel terrain. Le problème ? Tout arrive par email. Zéro standardisation, zéro suivi, et des heures perdues à chercher “où en est la commande de Marseille”.
Quand ils nous sollicitent, le brief est simple : remplacer les mails par un outil.
Notre objectif, lui, va un cran plus loin : réduire la charge, fiabiliser le suivi, fluidifier les validations — sans alourdir les équipes terrain.
Ce qu’on construit
Dès la phase de cadrage, on identifie les vraies douleurs :
- Trop de canaux, pas de visibilité.
- Des validations manuelles dispersées.
- Des relances incessantes pour savoir “où ça en est”.
On conçoit donc un outil simple, clair, et totalement intégré aux pratiques existantes.
Tunnel de demande guidé, suivi en temps réel, notifications ciblées : chaque brique sert une promesse claire — plus besoin de relancer pour suivre une commande.
Mais surtout, on ne se contente pas de livrer.
Dès la V1, on pose les bons indicateurs pour suivre l’impact réel :
- Délai de traitement d’une demande.
- Taux d’usage actif (vs. email).
- Niveau de satisfaction terrain.
Et une règle : pas de nouvelle feature sans usage mesuré.
Ce que ça change (chiffres à l’appui)
Au bout de 2 mois, les résultats sont nets :
- 85 % des demandes passent par l’outil (contre 12 % avant).
- Le délai moyen passe de 7 jours à 2,4 jours.
- Le support achats économise 1 jour/homme par semaine.
- Et côté terrain ? “C’est fluide. On fait une demande, on sait où elle en est. Et c’est tout.”
Côté métier, on constate aussi :
- Moins de litiges, grâce à des validations mieux tracées.
- Une adoption solide, car le gain est visible dès la première utilisation.
“Avant, je passais mon temps à relancer les gens. Aujourd’hui, tout est clair, visible, et je ne me demande plus si ma commande est perdue dans un fil d’emails.”
— Responsable logistique, site Sud
Ce projet n’a pas changé la donne parce qu’on a “développé une app”. Il a changé la donne parce qu’on a piloté l’impact produit dès le départ.
👉 Un outil utile, adopté, rentable — et qui tient dans la durée, parce qu’il répond à un vrai usage métier.
Ce qu’on mesure s’améliore. Ce qu’on suit s’optimise. Ce qu’on ignore... finit à la poubelle.
Un logiciel métier n’est jamais “bon” en soi. Il est bon s’il produit un impact réel. Moins d’erreurs. Moins de ressaisies. Plus de temps utile. Et surtout : une adoption naturelle par celles et ceux qui l’utilisent au quotidien.
Mais ça, vous ne pouvez pas le deviner. Vous devez le mesurer. Suivre ce qui bouge (ou pas). Comprendre ce qui freine. Et ajuster ce qui coince.
👉 Le ROI n’est pas un exercice comptable à faire en fin de projet. C’est un outil de pilotage continu.
Quelques principes à garder en tête :
- Les bons KPIs sont ceux qui reflètent des usages — pas des hypothèses.
- Le ROI ne tient pas dans une formule toute faite : il dépend de ce que vous comptez… et de ce que vous oubliez.
- L’adoption, ça se travaille : par le suivi, par le design, par l’ajustement en continu.
Un bon logiciel métier, c’est celui qui fait gagner. Gagner du temps, de la clarté, de la fiabilité. Pas juste celui qui “marche”.
Besoin d’un œil externe pour poser des indicateurs utiles et détecter les vrais freins à l’adoption ? Chez Yield, on vous aide à piloter ce que vous livrez — pour livrer ce qui compte.
