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🔗 Utilisez notre modèle de cahier des charges — directement dans Google Docs, prêt à remplir.
Comment remplir le modèle ?
Un responsable RH veut digitaliser les demandes de formation. Aujourd’hui ? Des fichiers Excel, des emails qui se perdent, des validations qui traînent. Résultat : des sessions ratées, des budgets mal suivis, des collaborateurs frustrés.
Elle consulte la DSI : “On pourrait faire un outil simple, non ?” Trois semaines plus tard, l’équipe produit reçoit une demande floue : “Une app pour gérer les demandes, avec des notifications.” Sauf que rien n’est cadré. Qui valide quoi ? Quels champs dans le formulaire ? Quel budget alloué ? À quelle deadline ? Personne ne sait vraiment.
Et c’est comme ça que 3 mois plus tard, le dev freeze parce que le périmètre n’a jamais été clair.
Un bon logiciel métier commence par un bon cadrage. Pas une to-do sur Notion. Pas un brief à la volée. Mais un cahier des charges structuré, vivant, orienté usage — même (et surtout) en agile.
Dans cet article, on vous partage notre modèle de cahier des charges :
- Ce qu’il faut vraiment poser en amont ;
- Comment formaliser sans freiner ;
- Et un template prêt à l’emploi pour cadrer votre projet sur de bonnes bases.
1. Contexte du projet
C’est ici qu’on plante le décor. Pourquoi ce projet existe ? Qu’est-ce qu’on cherche à corriger, fluidifier, transformer ?
Pas besoin d’un roman. Juste ce qu’il faut pour que n’importe qui comprenne le “pourquoi maintenant”, et les limites de l’existant.
À poser clairement :
- Ce qui déclenche le projet : process bancal, outil obsolète, irritants terrain, pression réglementaire…
- Ce qui existe déjà : Excel bricolé, app maison vieillissante, process 100 % manuel…
- Ce qui bloque : perte de temps, erreurs, risques de conformité, frustration des équipes…
Exemple :
Les demandes d’achat passent par email et Excel. Aucun suivi, délais à rallonge, infos perdues. L’objectif : un process clair, outillé, traçable — pour passer de 12 à 3 jours de traitement.
2. Objectifs du logiciel
Les objectifs, ce n’est pas “faire une appli” ou “digitaliser un process”. C’est ce qui oriente chaque choix de conception : stack, périmètre, design, priorisation. Mal posés, ils plombent le projet dès le départ.
Si vous ne pouvez pas mesurer un objectif, il n’en est pas un. C’est une intention. Un bon objectif doit être clair (sans jargon ni interprétation possible), actionnable (relié à un usage concret et mesurable), et hiérarchisé (car tous les objectifs n’ont pas le même poids).
À inclure :
- Objectifs fonctionnels : ce que le logiciel doit permettre (ex. : suivre une demande, valider en un clic, générer un PDF…)
- Objectifs métiers : les gains attendus (ex. : passer de 12 à 3 jours de traitement, réduire les erreurs de saisie)
- Objectifs stratégiques : visibilité, traçabilité, conformité, scalabilité…
Exemple :
Réduire le délai moyen de traitement d’une demande de 12 à 3 jours, permettre une validation mobile en moins de 30 secondes, garantir une traçabilité complète du circuit.
3. Besoins utilisateurs
Avant d’écrire la moindre ligne de spec, il faut comprendre les usages réels. Pas ceux sur le papier, pas ceux imaginés par la direction — les vrais, ceux du terrain.
Pour ça, on ne devine pas. On observe. On interroge. On documente.
À faire :
- Shadowing ou observation terrain : voir ce que font vraiment les utilisateurs.
- Entretiens ciblés : comprendre leurs contraintes, leurs routines, leurs irritants.
- Analyse des outils contournés : Excel, WhatsApp, e-mails = signaux d’un besoin mal couvert.
Une fois ces infos captées, on formalise les besoins en exigences fonctionnelles. Pas juste "le logiciel doit permettre de valider une demande", mais :
“Un manager doit pouvoir valider une demande depuis son mobile, en moins de 30 secondes, avec les infos clés visibles sans cliquer.”
Chaque exigence = un besoin utilisateur + un contexte d’usage + un critère de réussite.
Sinon, c’est juste une idée en l’air.
💡 Avant de parler d’usage, commencez par savoir qui a vraiment son mot à dire. Voici comment cartographier les parties prenantes.
4. Exigences fonctionnelles
Une exigence fonctionnelle, ce n’est pas “pouvoir valider une demande”. C’est une action précise, dans un contexte donné, avec un critère de réussite mesurable.
Pour chaque besoin utilisateur identifié, décrivez :
- Qui fait l’action (ex. : manager) ;
- Dans quelles conditions (ex. : depuis un mobile, en déplacement) ;
- Ce qui est attendu (ex. : voir le montant, valider en un clic).
Exemple :
“Le manager peut valider une demande d’achat > 500€ depuis son mobile, sans login supplémentaire, avec accès direct aux pièces jointes.”
Ce niveau de détail évite les zones grises en dev, sécurise l’UX, et fluidifie les arbitrages.
5. Contraintes techniques
Les contraintes techniques posent le terrain de jeu. C’est ce qui limite les options, oriente les choix d’architecture, et évite les impasses en cours de route.
À documenter :
- Stack existante à respecter ;
- Intégrations requises (ERP, SSO…) ;
- Contraintes de sécurité et de performance.
Exemple :
“L’outil doit se connecter à l’ERP Oracle existant pour synchroniser les numéros de commande, et supporter l’authentification SSO de l’entreprise (Azure AD).”
Mieux vaut cadrer tôt que recoder à l’arrache au sprint 5.
6. Contraintes projet
Un bon cahier des charges n’ignore pas la réalité du projet. Il l’intègre. Objectif : éviter de rêver un produit impossible à livrer dans le timing ou le budget.
À poser clairement :
- Budget (fourchette ou enveloppe max)
- Délais et jalons clés
- Disponibilité des parties prenantes
Exemple :
“Le budget alloué est de 80k€, avec un déploiement attendu dans 3 mois. L’équipe métier est dispo 1 jour/semaine pour les rituels projet.”
Mieux vaut une ambition cadrée qu’un projet hors-sol impossible à livrer.
7. Parcours utilisateur & workflows clés
Un logiciel métier ne se pense pas feature par feature. Il se conçoit en parcours. L’enjeu : cartographier les étapes critiques pour éviter les oublis… ou les frictions.
À formaliser :
- Les séquences d’action (création > validation > notification…) ;
- Les rôles impliqués à chaque étape ;
- Les règles métier (ex. : montant max pour validation directe).
Exemple (parcours de demande d’achat) :
Création → Ajout PJ → Validation manager → Si >5k€, validation DAF → Notification fournisseur
Visualiser le flow, c’est poser les fondations du design, des permissions, et des specs techniques.
8. Critères de succès
Pas de projet sans indicateurs. Ce qu’on ne mesure pas ne s’améliore pas — et surtout, ça ne s’aligne pas.
À inclure :
- Objectifs chiffrés à atteindre ;
- Comportements utilisateurs attendus ;
- KPIs de performance produit.
Exemple :
“Objectif : 80 % des demandes validées en moins de 3 jours dès le 2e mois. 0 bug bloquant en production. Adoption à 90 % au bout de 3 mois.”
Ces critères doivent être connus dès le jour 1. Ils servent à arbitrer, prioriser, trancher.
9. Annexes & éléments complémentaires
Pas toujours sexy, mais souvent cruciaux. Ce sont les infos qui permettent de mieux comprendre le périmètre, le contexte ou les besoins connexes.
À inclure :
- Screens existants, specs antérieures ;
- Exemples de documents à générer ;
- Contraintes RGPD, légales, sécurité…
Exemple :
“Voir en annexe un exemple de bon de commande attendu en PDF, la matrice des droits par rôle, et la politique de rétention des données.”
Ne pas les intégrer, c’est créer des angles morts dès le cadrage.
10. Hypothèses & zones de risque
Le cahier des charges ne doit pas seulement dire ce qu’on sait. Il doit aussi expliciter ce qu’on suppose — et ce qui pourrait faire dérailler le projet si ces hypothèses tombent.
À documenter :
- Les hypothèses techniques (ex. : l’API ERP est dispo et bien documentée) ;
- Les hypothèses projet (ex. : les métiers sont dispo à chaque sprint) ;
- Les hypothèses métier (ex. : le process de validation restera stable pendant le build) ;
- Les risques identifiés (ex. : changement de priorité côté direction, dépendance à une intégration tierce).
Exemple :
On part du principe que l’ERP Oracle est accessible via API REST pour synchroniser les demandes. Si ce n’est pas le cas, un connecteur devra être développé → risque de décalage de 2 semaines + surcharge back-end.
Une hypothèse bien posée, c’est une décision anticipée. Et un risque identifié, c’est un problème évitable.
Utilisez notre modèle de cahier des charges
Pas besoin de repartir d’une page blanche. On a structuré pour vous un modèle de cahier des charges, clair, actionnable, et pensé pour les logiciels métiers.
🔗 Utilisez notre modèle de cahier des charges — directement dans Google Docs, prêt à remplir.
Vous y trouverez :
- Les sections clés à ne pas oublier ;
- Des exemples pour chaque rubrique ;
- Des cadres à compléter pour cadrer vite (et bien).
On vous laisse le modifier, le dupliquer, l’adapter. Il est fait pour ça.
💡 Un bon cahier des charges donne le cadre. Mais sans cadrage produit solide ni vraie roadmap, ça reste un plan sur papier. Voici comment établir une roadmap béton.
Pas de bon produit sans bon cadrage
Mal structuré, il ralentit, floute les enjeux, et fige des specs mortes avant même le premier sprint. Mais bien pensé, il accélère la prise de décision, aligne les équipes, sécurise chaque euro investi.
Un bon cahier des charges, c’est :
- un outil évolutif qui s’adapte au projet, pas un PDF qu’on oublie ;
- une traduction claire des besoins terrain, pas une vision hors-sol ;
- une base vivante pour prioriser, arbitrer, avancer sans flou.
C’est la différence entre un logiciel conçu pour être utilisé… et un outil contourné dès sa mise en prod.
Chez Yield, on ne voit pas le cahier des charges comme une étape obligatoire. On le voit comme un levier stratégique — pour construire, livrer, et surtout réussir. Besoin de poser des bases solides avant de lancer votre projet ? On vous accompagne.
💡 Le livrable n’est que la moitié du chemin. L’autre, c’est l’usage réel. Si personne n’utilise l’outil, tout est à refaire. On vous montre comment suivre (et ajuster) pour que ça marche vraiment.
